할일을 쪼개자

할일을 쪼개자

어떤 일을 시작할 때 알 수 없는 무언가에 압도되는 느낌을 받은 적이 있을 겁니다. 저 또한 자주 느끼고 있습니다. 특히 덩어리가 큰일을 해야 할때는 더더욱 크게 느껴집니다. 이는 일종의 두려움이라고 표현하고 싶습니다. 이 두려움 때문에 일을 미루는 습관이 만들어지기도 하죠. 그만큼 할일을 관리하는데 있어서 큰 영향을 주는 녀석입니다.

이 두려움은 어디서 오는 것일까요? 이는 바로 막연함입니다. 어떤 일을 시작할 때 목표가 뚜렷하다면 일을 시작할 때 망설임이 많이 줄어듭니다. 하지만 그 목표가 막연한 상태에 머무르고 있다면 어디서 시작해야 할지 모르기 때문에 두려움을 만들어내게 됩니다.

이 망설임을 줄이기 위해서는 할일을 최대한 작은 조각(청크) 단위로 나누어야 합니다. 이는 당장 앞에 놓인 다음 행동이 무엇인지 분명해지는 효과가 있습니다. 또한 그 조각이 작으면 작을수록 일을 시작하는데 부담이 적어지게 되죠. 물론 무턱대고 작게 만드는 것은 현명하지는 않겠지요.

할일을 쪼개는 것은 처음에는 쉽지 않은 작업일 수 있습니다. 어디까지가 하나의 작업의 단위라는 것을 알지 못하기 때문이죠. 그래서 제가 일을 쪼개는 몇 가지 기준에 대해서 소개하겠습니다.

첫째, 25분 이내에 할 수 있는 일은 단위로 쪼갠다. 할일을 쪼갤 때 25분보다 작은 시간을 들여 할 수 있는 일들은 주로 즉시 완료할 수 있는 일이 대부분입니다. 너무 작게 쪼개 관리하는 것은 할일을 관리하는 것을 조차로 하나의 업무로 만드는 일입니다. 즉시 처리할 수 있는 일들은 즉시 처리하는 것이 더 효율적입니다. 본인만의 작업의 시간 단위를 정하는 것이 좋습니다. 이는 본인이 빠르고 쉽게 집중할 수 있는 시간과도 관련이 있습니다.

둘째, 너무 덩치가 큰 하나의 조각은 첫 번째 규칙에 따라서 여러 개의 조각 묶음으로 표현한다. 모든 할일들이 25분 내에 할 수 있는 단위로 쪼개지지는 않습니다. 그러므로 25분짜리 할일의 묶음으로 만듭니다. 예를 들어, 50분에 걸쳐 처리해야 하는 일이라면 25분짜리 두 개로 표현하는 것입니다. 이는 뽀모도로 기법에서 가져온 방법입니다. 이 25분 사이클을 뽀모도로라고 부릅니다. 뽀모도로 기법에 대해서는 나중에 조금 더 자세히 다루도록 하겠습니다.

셋째, 한 번에 처리할 수 있는 일은 묶는다. 모든 일이 한 번에 하나씩만 처리될 필요는 없습니다. 필요에 따라서 여러개의 할일을 동시에 처리할 수도 있지요. 예를 들어, 이메일을 보내거나 전화를 하는 것, 도서관에 책을 반납하는 것과 새로운 책을 빌리는 것 역시 동시에 할 수 있는 일입니다. 이를 GTD에서는 컨텍스트라고 부릅니다. 컨텍스트는 사람, 장소, 수단 등으로 나누어 설정하고 같은 컨텍스트 안에 있는 할일들은 동시에 처리할 수 없는지 고려되어야 합니다. GTD 역시 나중에 조금 더 살펴보도록 합시다.

제가 소개한 몇가지 규칙은 지킬 필요도 없고 더 추가하여 사용해도 전혀 상관이 없습니다. 허나 가장 중요한 것을 할일을 단위 조각으로 나누고 이를 처리할 수 있는 일관된 시스템을 갖추는 것입니다.