수집함(inbox) 사용하기

수집한 것들을 정리하기 위해서 노트북과 태그라는 시스템을 소개했습니다. 일관된 정리체계를 가지고 있는 것도 중요하지만, 정리 자체가 업무가 되거나 다른 일을 진행하는 것을 방해해서는 안됩니다. 또한, 당장 어디에 분류해야 할지 또는 보관해야 할지 말지를 결정하기가 어려운 상황도 있습니다. 그래서 우리는 일종의 버퍼(임시 저장 공간)가 필요합니다.

할 일 관리에서는 이 버퍼를 수집함(inbox)라고 부릅니다. 순간적으로 생기는 일들을 모두 수집함에 넣고 가장 위에서부터 하나씩 꺼내서 처리하는 것이죠. 이 역시 에버노트에서도 사용이 가능한 개념입니다. 에버노트로 수집하다 보면 여러 가지 종류의 것들을 수집하게 됩니다. 예를 들어, 기사 스크랩이나 사진, 메모, 강의 노트, 낙서 등이 있겠죠. 다양한 수집한 정보들을 그 자리에서 바로 정리해야 한다면 큰 압박이 아닐 수 없습니다. 그래서 에버노트에서도 수집함을 도입하여 수집한 모든 정보를 수집함에 넣는 것입니다. 그리고 위에서부터 하나씩 꺼내서 정리하는 것이죠.


이 수집함을 도입함으로써 얻을 수 있는 장점이 무엇일까요?

첫째, 수집한 모든 것(stuff)을 한 곳에서 관리할 수 있습니다. 이곳저곳에 수집한 내용이 섞여 있다면 나중에 다시 분류하거나 버리는 일은 쉽지 않은 일입니다. 하지만 수집함을 사용하면 수집한 것들이 한곳에 모이기 때문에 다시 분류하거나 처리할 때 관리하기가 수월합니다.

둘째, 즉각적인 분류를 할 필요가 없습니다. 업무의 생산성에 큰 영향을 주는 것 중 하나는 여기저기서 순간적으로 발생하는 방해요소입니다. 연속적인 업무의 흐름을 방해하기 때문이죠. 굳이 스스로 이러한 요소를 만들 필요는 없습니다. 일단 수집함에 넣고 업무가 끝나고 언제든지 정리할 수 있기 때문이죠.

셋째, 기존의 시스템에 도입하기 쉽습니다. 개인적인 수집 체계를 가지고 있더라고 도입하기로 마음만 먹으면 쉽게 도입할 수 있습니다. @inbox라는 노트북을 만들고 기본 노트북으로 지정만 해주면 됩니다.


수집함을 도입하고 사용할 때 지킬 필요가 있는 몇 가지 규칙이 있습니다. 먼저 수집함의 수를 제한하는 것입니다. 한 곳에 모으는 목적으로 만든 수집함이 너무 개수가 많다면 의미가 없습니다. 다음으로 수집함에서 하나씩 꺼내 처리할 때 목록의 가장 위에 있는 것부터 처리합니다. 그렇지 않으면 수집함을 빠져나오지 못하는 것들이 생기기 때문입니다. 또 하나 항상 수집함을 비워진 상태로 유지하도록 노력해야 합니다. 수집함이 꽉 찬 상태로 있다면 의미가 없겠죠.